Coût d’un poste vacant : la formule pour chiffrer un recrutement qui traîne

Quand un recrutement prend du retard, la conversation porte souvent sur le budget du recrutement lui-même : faut-il payer une annonce de plus, faire appel à un cabinet ? La vraie question est ailleurs. Chaque semaine sans titulaire coûte quelque chose, et ce coût dépasse souvent largement celui des outils qui permettraient de recruter plus vite.

La formule

Notre simulateur de recrutement utilise une méthode volontairement simple, pour que chacun puisse la refaire et l’adapter :

Coût journalier d’un poste vacant = salaire brut annuel × 1,45 ÷ 218

• Salaire brut annuel : celui que vous prévoyez pour le poste.
• × 1,45 : une approximation du coût employeur, cotisations patronales comprises. Remplacez-la par le taux réel de votre paie si vous le connaissez.
• ÷ 218 : le nombre de jours travaillés dans une année à temps plein, une fois retirés week-ends, jours fériés et congés payés. C’est aussi le plafond de référence du forfait annuel en jours (article L.3121-64 du Code du travail).

Pour passer d’une durée en jours calendaires (celle que l’on a en tête quand on dit « le poste est vide depuis deux mois ») à des jours travaillés, multipliez par 218 ÷ 365.

Exemple détaillé

Prenons un poste rémunéré 35 000 € brut par an, resté vacant 60 jours.

1. Coût employeur annuel : 35 000 × 1,45 = 50 750 €.
2. Coût par jour travaillé : 50 750 ÷ 218 ≈ 233 €.
3. Jours travaillés sur 60 jours calendaires : 60 × 218 ÷ 365 ≈ 36 jours.
4. Coût de la vacance : 233 × 36 ≈ 8 300 €.

Avec trois postes identiques ouverts en même temps, le montant triple. Et chaque semaine gagnée sur le délai de recrutement vaut, dans cet exemple, environ 1 160 € par poste (5 jours × 233 €).

Pourquoi cette estimation est prudente

Elle repose sur une hypothèse : un salarié produit au moins ce qu’il coûte. Pour beaucoup de postes, c’est nettement plus. Plusieurs coûts réels ne sont pas comptés :

• Le chiffre d’affaires ou la production perdus : un commercial absent ne signe pas de contrats, une ligne de production sans régleur tourne moins vite.
• Les heures supplémentaires payées aux collègues qui compensent. Selon l’enquête BMO, 47 % des employeurs confrontés à des difficultés de recrutement y ont eu recours.
• L’intérim ou la sous-traitance, souvent plus chers que le salarié remplacé.
• La fatigue et le risque de départ dans l’équipe qui absorbe la charge. Un poste vacant peut en provoquer un second.
• Les projets reportés, dont l’effet est difficile à chiffrer mais bien réel.

Si vous pouvez estimer l’un de ces coûts pour votre activité (une marge perdue par jour, un coût horaire d’intérim), ajoutez-le. Sinon, gardez la formule de base : un chiffre prudent et facile à justifier convainc mieux qu’une estimation spectaculaire.

Ce qui fait durer la vacance

Le coût dépend avant tout de la durée. Selon l’Apec, le dernier recrutement de cadre a duré environ 12 semaines en moyenne en 2025, c’est-à-dire près de trois mois entre le lancement et l’arrivée de la personne recrutée. Sur les métiers en tension, la recherche est souvent plus longue. D’après l’enquête BMO 2025 de France Travail, 50,1 % des projets de recrutement sont jugés difficiles, et la part dépasse 80 % pour des métiers comme couvreur, carrossier ou aide à domicile.

Trois moments allongent le plus souvent le délai :

1. Avant la publication : le besoin est connu, mais l’offre attend une validation, une fiche de poste, un budget.
2. Pendant la recherche : l’annonce ne reçoit pas assez de candidatures adaptées, et personne ne va chercher les profils qui ne postulent pas.
3. Pendant la sélection : les entretiens s’étalent sur plusieurs semaines, et les meilleurs candidats acceptent une autre offre.

Nous détaillons comment agir sur chacun de ces moments dans notre article sur le délai de recrutement.

Utiliser ce chiffre

Le coût d’un poste vacant est surtout utile pour comparer. Une option payante qui permet de recruter deux semaines plus tôt est rentable dès qu’elle coûte moins que deux semaines de vacance. Une CVthèque, une préqualification plus rapide ou une meilleure diffusion de l’offre se jugent de la même façon.

C’est aussi un bon argument pour obtenir une décision rapide de la direction : « Ce poste nous coûte environ 1 160 € par semaine tant qu’il n’est pas pourvu » se discute plus facilement que « il faudrait accélérer ce recrutement ». Pour compléter le tableau, notre méthode de calcul du coût d’un recrutement couvre les dépenses du processus lui-même.