Coût d’un recrutement : comment le calculer, poste par poste

Connaître le coût d’un recrutement sert à deux choses : arbitrer entre plusieurs façons de recruter (en interne ou avec un cabinet, avec ou sans CVthèque, avec ou sans outil de préqualification), et justifier un budget auprès de la direction. Pour ces deux usages, une estimation honnête vaut mieux qu’un chiffre précis mais incomplet.

La méthode proposée ici découpe le coût en quatre blocs. Les trois premiers constituent le coût du recrutement proprement dit. Le quatrième, le coût du poste resté vacant, se calcule à part car il dépend surtout de la durée de la recherche.

Bloc 1 : les coûts externes

Ce sont les dépenses facturées par des prestataires. Elles sont faciles à retrouver dans la comptabilité.

• Diffusion des offres : abonnements ou annonces à l’unité sur les sites emploi, offres sponsorisées, outil de multidiffusion.
• Accès à des CVthèques ou à des outils de sourcing.
• Cabinet de recrutement ou agence : leurs honoraires sont généralement exprimés en pourcentage de la rémunération annuelle du poste.
• Tests et évaluations : tests de personnalité, de compétences, mises en situation.
• Frais annexes : déplacements des candidats remboursés, salons de recrutement, événements.

Pour les abonnements, répartissez le coût sur le nombre de recrutements de l’année. Un abonnement annuel qui sert à recruter dix personnes ne coûte qu’un dixième à chaque recrutement.

Bloc 2 : le temps passé en interne

C’est le bloc le plus souvent oublié, parce qu’il n’apparaît sur aucune facture. Il se calcule pourtant sans difficulté : pour chaque personne impliquée, multipliez le nombre d’heures passées par son coût horaire chargé.

Lister les étapes

Calculer le coût horaire chargé

Partez du salaire brut annuel de chaque intervenant. Ajoutez les cotisations patronales : notre simulateur retient un coefficient de 1,45 appliqué au brut, une approximation courante que vous pouvez remplacer par le taux réel de votre paie. Divisez ensuite par le nombre d’heures travaillées dans l’année.

Le tri, poste caché

Le temps de tri est proportionnel au nombre de candidatures reçues, pas au nombre de bonnes candidatures. Une annonce vague qui attire beaucoup de profils hors cible peut coûter plus cher en temps qu’une annonce payante bien ciblée. C’est l’un des arguments en faveur d’une annonce précise et d’une préqualification structurée.

Bloc 3 : l’intégration

Un recrutement n’est pas terminé à la signature. Les premières semaines ont aussi un coût :

• le temps de formation et d’accompagnement par un collègue ou le manager ;
• les formations externes éventuelles ;
• l’équipement (poste de travail, véhicule, tenue, outils) ;
• la productivité réduite pendant la montée en compétence, qui varie de quelques jours à plusieurs mois selon le poste.

Ce dernier point est difficile à chiffrer précisément. Une approche prudente consiste à estimer, avec le manager, la part du poste réellement tenue chaque mois pendant la période d’intégration.

Le risque d’échec

Si la personne recrutée quitte l’entreprise pendant la période d’essai, ou si l’entreprise y met fin, il faut tout recommencer. Le coût du recrutement est alors quasiment doublé, sans compter le temps d’intégration perdu.

Vous ne pouvez pas supprimer ce risque, mais vous pouvez le réduire : des missions et des conditions décrites honnêtement dans l’annonce, des questions d’entretien centrées sur des situations réelles (voir notre liste de questions d’entretien), une intégration préparée.

Exemple de calcul

Voici un exemple fictif, pour un poste de technicien dans une PME. Toutes les valeurs sont des hypothèses à remplacer par les vôtres.

Dans cet exemple, la diffusion de l’offre ne représente qu’un cinquième du total. C’est le cas le plus fréquent : la facture visible est la partie émergée du coût.

Bloc 4 : le poste vacant, à calculer à part

Pendant toute la durée de la recherche, le travail n’est pas fait, ou il est fait par d’autres en heures supplémentaires, ou il est confié à un intérimaire. Ce coût dépend directement du délai de recrutement : selon l’Apec, le dernier recrutement de cadre a duré environ 12 semaines en moyenne en 2025. Sur un métier en tension, le poste peut rester vide plus longtemps encore.

Nous détaillons sa méthode de calcul dans un article dédié au coût d’un poste vacant, et vous pouvez l’estimer directement avec notre simulateur.

Suivre le coût dans le temps

Un calcul isolé a peu de valeur. Ce qui est utile, c’est de comparer : le coût par recrutement d’une année sur l’autre, d’un canal à l’autre, d’un type de poste à l’autre. Une simple feuille de calcul suffit, à condition de noter systématiquement le temps passé et le canal qui a permis de recruter. Au bout de quelques mois, vous saurez où va votre budget, et où il est le mieux utilisé.